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Politique de protection des données

Mis à jour le 7 octobre 2024

Contexte et conformité

Chez O’Gleman Média inc. (ci-après « O’Gleman Média » ou « l’entreprise »), la transparence sur les façons dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos informations personnelles est importante pour nous.

La présente politique de confidentialité (la « politique ») vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont O’Gleman Média les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont O’Gleman Média traite leurs renseignements personnels.

O’Gleman Média s’engage à se conformer, par la mise en œuvre de cette politique, aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

Toute personne qui souhaite formuler une demande d’accès, de rectification ou de retrait de renseignements personnels, une plainte ou une question relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection et au traitement de ses renseignements personnels par O’Gleman Média, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Geneviève O’Gleman
info@oglemanmedia.com
394, rue Laurier
Laval (QC) H7N 2P2
Site web :  https://genevieveogleman.ca/

Application et définitions

Cette politique s’applique à O’Gleman Média, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne ou organisme qui, autrement, fournit des services pour le compte de l’entreprise. Elle s’applique également à l’égard du site internet : https://genevieveogleman.ca/

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par O’Gleman Média, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre)

Définition de « renseignement personnel » : C’est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Définition de « renseignement personnel sensible » : C’est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Par exemple, il pourrait s’agir de renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, les sections 3 (consentement et collecte des renseignements personnels), 4 et 4.1 (utilisation des renseignements personnels), 5 (conservation, entreposage et destruction des renseignements personnels) et 6 (communication des renseignements personnels) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Consentement et collecte des renseignements personnels

De façon générale, O’Gleman Média collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de
fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Dans tous les cas, O’Gleman Média ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Veuillez noter que les activités d’O’Gleman Média ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, O’Gleman Média ne recueille pas intentionnellement de renseignements personnels sur les personnes mineures sans consentement parental ou d’un tuteur. O’Gleman Média doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, O’Gleman Média peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci :

  1. si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire;
  2. si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile;
  3. si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, ou pour autrement faire affaire avec O’Gleman Média. Le cas échéant, O’Gleman Média s’assure que le transfert de données s’effectue de façon sécuritaire.

Dans le cadre de ses activités, O’Gleman Média peut collecter les différents types de renseignements suivants, mais non-exclusivement :

  • Identifiants et coordonnées, comme le prénom et le nom, l’adresse courriel, l’adresse postale, l’adresse de facturation, le code postal, le pays de résidence, l’état/région de résidence, les numéros de téléphone, les pièces d’identité délivrées par le gouvernement (comme le numéro d’assurance sociale, les informations relatives à un visa et à un passeport), le permis de travail/séjour.
  • Renseignements démographiques, comme la date de naissance, le genre, la citoyenneté ou des renseignements médicaux. Dans certains cas, O’Gleman Média peut recueillir des renseignements démographiques en lien avec un programme d’équité, de diversité et d’inclusion, sur une base volontaire (comme l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, etc.).
  • Renseignements professionnels ou liés à l’emploi, comme le titre et l’historique de rémunération, l’horaire de travail et le statut professionnel, l’expérience professionnelle, les études, les permis et les autres titres, les renseignements sur les prestations et les congés, les renseignements relatifs à tout problème ou litige pouvant survenir, les rapports et les évaluations de rendement, les résultats de tests psychométriques, les dossiers disciplinaires, la date de cessation d’emploi et les motifs (volontaires ou involontaires et détails) de la cessation d’emploi.
  • Renseignements financiers, comme ceux fournis par les personnes œuvrant pour O’Gleman Média à des fins de gestion de la paie (institution financière et numéro de compte bancaire) et les renseignements nécessaires à la délivrance des formulaires fiscaux.
  • Renseignements sur les contacts en cas d’urgence, comme les noms, les coordonnées et la nature de la relation.
  • Renseignements sur les appareils et les locaux, comme l’utilisation que les employés font de leur compte de courriel de travail, de l’internet, des ordinateurs, des téléphones et des autres appareils de l’entreprise auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail, et de leur appareil personnel utilisé dans le cadre de leur emploi. O’Gleman Média peut également recueillir des images vidéo et des photos par le biais de caméras vidéo en circuit fermé.
  • Renseignements sur l’utilisation faite de l’internet, de ses réseaux et de ses appareils, comme l’adresse de protocole internet (IP), l’emplacement géographique (dérivé de l’adresse IP ou fourni par le GPS d’un appareil mobile), le modèle d’appareil, la version du système d’exploitation, la mémoire et les identifiants uniques de l’appareil, divers types de témoins, le type de navigateur, la langue, le fuseau horaire, la date et l’heure de l’utilisation, le domaine du site précédent visité, l’origine de la visite sur le site (par exemple : bannière, courriel, réseau social, etc.), des informations sur les connexions réseau mobile et sans-fil (le numéro de téléphone mobile, le prestataire de service et la puissance du signal), ainsi que les diverses requêtes aux serveurs et réponses de ceux-ci.
    Pour plus de détails sur les témoins de connexion et les technologies utilisées, consultez la section 4.1 de la présente politique.
  • Renseignements publics reliés aux réseaux sociaux, comme les données de géolocalisation, les identifiants de comptes, les photos de profils et toute autre information rendue publique via les comptes sur les réseaux sociaux.
  • D’autres renseignements, comme ceux liés à l’alimentation (allergies, intolérances) ou ceux pouvant être fournis par l’intermédiaire du système de gestion de la paie.
  • votre identifiant de compte membre, vos précédents achats (liste des produits achetés, date de commande, adresse de facturation et de livraison), les données nécessaires pour le traitement des paiements, dont les numéros de cartes de crédit, à l’exclusion du CVV de celles-ci.

Dans le cadre de ses activités, O’Gleman Média peut collecter les renseignements personnels des manières
suivantes, mais non-exclusivement, selon le type de plateforme et de technologie utilisée par l’utilisateur :

  • Par courriel, directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint;
  • Par téléphone;
  • Au moyen d’un formulaire web (par exemple, un formulaire de contact) intégré à un site internet et contrôlé par O’Gleman Média;
  • Au moyen de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (par exemple : Google Forms ou MailChimp);

Si O’Gleman Média recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique (par exemple : Google Forms) qui dispose de paramètres de confidentialité, O’Gleman Média s’assure que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés – consultez la section 4.1).

Utilisation des renseignements personnels

O’Gleman Média veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur
utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

O’Gleman Média utilise les renseignements personnels des personnes désignées aux fins de la gestion de ses
relations de travail et aux fins légitimes suivantes :

  • Pour fournir nos services de production télévisuelle, numérique et littéraire, ainsi qu’aux fins de livraison des projets et de facturation des services rendus;
  • Pour évaluer, améliorer et adapter les contenus, services et produits offerts par l’entreprise aux besoins des personnes désignées;
  • Pour établir des statistiques et ainsi, pour optimiser l’expérience client des personnes désignées dans l’utilisation des contenus, services et produits offerts par l’entreprise;
  • Pour inscrire les personnes désignées, avec leur consentement, à la liste d’envoi de l’infolettre et aux différents concours, sondages, messages publicitaires et promotions de l’entreprise (pour plus de détails, consultez la section 4.1);
  • Pour cibler les goûts et les intérêts des personnes désignées afin de proposer des publicités susceptibles de les intéresser;
  • Pour administrer le personnel, y compris vérifier l’identité des personnes œuvrant pour l’entreprise, gérer les impôts et la sécurité sociale, planifier les horaires et le contrôle des présences et des heures travaillées, mettre en place des coordonnées de contact en cas d’urgence et traiter les demandes des personnes désignées en rapport avec leur travail;
  • Pour traiter les avantages sociaux, y compris pour déterminer l’admissibilité des personnes œuvrant pour O’Gleman Média et de leurs personnes à charge et bénéficiaires;
  • Pour administrer la paie, les indemnités de maladie et les congés;
  • Pour évaluer le rendement, y compris pour prendre des décisions concernant les affectations, la formation, la rémunération et les promotions;
  • Pour prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique et psychique des personnes désignées;
  • Pour administrer des activités d’affaires internes, comme la mise en œuvre des plans et procédures de reprise après sinistre, de continuité des activités ou d’autres plans et procédures d’urgence similaires; la réalisation d’examens, d’audits et d’enquêtes internes; la création de statistiques et d’outils analytiques à des fins commerciales légitimes (comme l’amélioration des processus commerciaux et la gestion du personnel de l’entreprise);
  • Pour préparer et gérer des demandes de visa de travail;
  • Pour respecter les obligations légales et réglementaires, répondre aux exigences de sécurité, et à des fins de gestion des fraudes, y compris les enquêtes internes, le défaut d’exécuter des tâches et la violation du contrat de travail, y compris en surveillant l’utilisation des systèmes de technologies de l’information de l’entreprise;
  • Pour établir des partenariats (signatures d’ententes de partenariats);
  • Pour la gestion et l’administration des finances de l’entreprise (par exemple : facturation et paiement de factures);
  • Pour obtenir un moyen de communication avec les personnes désignées ainsi que la langue privilégiée de communication, puis pour établir et gérer les relations avec la clientèle;
  • Pour envoyer des messages aux personnes désignées, relatifs à la sécurité des données et à la mise à jour de la présente politique.

O’Gleman Média ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que l’entreprise veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, O’Gleman Média peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne. Par exemple :

  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

O’Gleman Média met en place des mesures de sécurité pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Les personnes œuvrant pour O’Gleman Média ne pourront pas partager, copier ou utiliser à d’autres fins que dans le cadre de l’exécution de leur travail les renseignements personnels d’autres personnes désignées.

Témoins et technologies utilisées

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur web lorsqu’il consulte ce site.

Le site https://genevieveogleman.ca/ est développée sur la plateforme Wix qui utilise les types de témoins suivants :

  • Témoins de session : Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
  • Témoins persistants : Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Consultez la liste complète des témoins essentiels recueillis par la plateforme Wix incluant le nom du témoin, son objectif et sa durée de conservation. Wix dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

O’Gleman Média utilise les témoins de connexion et les renseignements recueillis notamment aux fins suivantes :

  • Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
  • À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté, améliorer l’expérience utilisateur et améliorer le site internet.
  • Pour offrir du contenu pertinent et des publicités ciblées correspondant aux intérêts des visiteurs.

O’Gleman Média utilise des pixels de suivi à des fins publicitaires qui fonctionnent en tandem avec les fichiers témoins. Ces pixels sont des images, généralement de la taille d’un pixel et dont le chargement, lors de la visite d’un site web, provoque une requête sur un serveur tiers visant à collecter des informations sur le visiteur. Les renseignements collectés sont les mêmes que ceux mentionnés à la section 3 de la présente politique. Ces pixels proviennent des fournisseurs Meta (Facebook) et Google. Ils permettent de mesurer l’efficacité des publicités d’O’Gleman Média en suivant les actions faites par les visiteurs lorsqu’ils cliquent sur l’une des publicités. Les données recueillies permettent à O’Gleman Média d’établir des statistiques qui seront utilisées pour optimiser les publicités notamment afin qu’elles atteignent davantage l’audience appropriée, ainsi qu’à des fins de reciblage.

O’Gleman Média utilise Google Analytics afin de permettre l’amélioration continue de son site web. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le site web, en utilisant des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs d’un site web et le contenu consulté. Ces données aident également à l’optimisation des moteurs de recherche (SEO). Les informations provenant de Google Analytics sont aussi partagées sur les comptes Google Ads et Google Search Console d’O’Gleman Média. Les renseignements provenant de Google Analytics, Google Ads et Google Search Console ne seront jamais partagées par O’Gleman Média à des tiers.

Pour avoir plus d’informations sur les renseignements recueillis par les pixels de suivi et les témoins de connexion de Meta et Google, consultez la page d’information du Pixel de Meta et la politique de confidentialité de Google. Tous les renseignements collectés par Meta et Google sont stockés dans des services infonuagiques aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel leurs sous-traitants opèrent. Google peut les communiquer à des tiers, en cas d’obligation légale, ou lors de leur traitement pour leur compte. Les témoins de Google sont aussi utilisés pour recueillir des renseignements démographiques et de l’information sur les centres d’intérêt des visiteurs. Ces informations ne peuvent être associées à une personne. Google ne mettra jamais en relation les renseignements collectés avec une autre donnée ou tout autre renseignement qu’il conserve.

Il est possible d’empêcher Google d’enregistrer les renseignements relatifs à la navigation en installant, sur l’ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics. Sur mobile, il suffit d’utiliser un navigateur privé ou d’utiliser le mode « incognito ».

Certains témoins de connexion peuvent être désactivés par défaut et les visiteurs peuvent choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation du site internet d’O’Gleman Média, en cliquant sur le bouton Configurer dans la bannière de consentement des témoins qui apparaît au bas de l’écran. Il est également
possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion et des témoins installés par les pixels en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé :

Il est important de savoir qu’en refusant des témoins, l’expérience de navigation peut en être affectée. Certaines fonctionnalités du site web https://genevieveogleman.ca/ d’O’Gleman Média pourraient ne pas pouvoir être utilisées.

Le site internet https://genevieveogleman.ca/ d’O’Gleman Média comporte également des contenus et des liens imbriqués à partir d’autres sites web (par exemple des vidéos, images, articles, etc). Ces contenus intégrés se comportent de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site. Ces sites web peuvent recueillir des données sur le visiteur, utiliser des témoins, installer des outils de suivi tierce-partie ou suivre les interactions avec ces contenus intégrés, si le visiteur dispose d’un compte et est connecté à leur site web. Ces autres sites web n’appartiennent pas à O’Gleman Média. O’Gleman Média n’est pas responsable du contenu, de la protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels lorsque le visiteur navigue sur ces autres sites ou lorsqu’il clique sur ces liens externes. Pour en savoir plus sur la protection des renseignements personnels de ces sites, consultez leurs politiques de confidentialité.

O’Gleman Média utilise la plateforme MailChimp pour procéder à l’envoi d’infolettres, concours, sondages, messages publicitaires et promotions de l’entreprise. La base juridique de l’utilisation de cette plateforme est le consentement exprès ou tacite de la personne désignée, basé sur la Loi canadienne anti-pourriel.

  • Consentement exprès : C’est un consentement qui est donné à l’entreprise lorsque la personne désignée pose volontairement un geste proactif pour signifier son accord à recevoir des messages commerciaux, par exemple, en s’abonnant à une infolettre.
  • Consentement tacite : C’est un consentement qui existe lorsque la personne désignée a une relation d’affaires en cours avec l’entreprise. Par exemple, si la personne désignée fait un achat dans une boutique en ligne, elle a une relation d’affaires avec l’entreprise qui possède cette boutique en ligne. Ce consentement tacite est valide pour une période allant jusqu’à deux ans.

Dans les deux cas, la personne désignée peut retirer son consentement à tout moment en cliquant sur le lien de retrait du consentement au bas de l’infolettre ou en communiquant avec la Responsable de la protection des renseignements personnels d’O’Gleman Média.

Sur la base du consentement exprès et tacite des personnes désignées, MailChimp utilise des témoins de connexion et récolte des renseignements personnels qu’O’Gleman Média utilise aux fins suivantes :

  • Pour mémoriser les réglages et les préférences des visiteurs, par exemple pour présenter un contenu pertinent et cibler leurs intérêts.
  • À des fins statistiques pour connaître les performances d’une campagne publicitaire, le comportement des visiteurs avec une infolettre, le contenu consulté dans l’infolettre et les interactions avec le contenu.

MailChimp dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de
consulter pour plus d’informations.

Conservation, entreposage et destruction des renseignements personnels

O’Gleman Média prend des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés et raisonnables pour protéger les renseignements personnels des personnes désignées. Ces mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation des renseignements personnels dont l’entreprise a la garde et le contrôle, le stockage des documents d’archives chez des tiers fiables, dans des locaux sécurisés, l’utilisation de pare-feu, de mots de passe et du chiffrement des fichiers pour les activités en ligne.

O’Gleman Média a pour objectif d’empêcher tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification des renseignements personnels en sa possession. L’entreprise utilise également ces mesures de protection lorsqu’il supprime ou détruit les renseignements personnels des personnes désignées.

O’Gleman Média tâche d’assurer la conservation de ses renseignements personnels au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, au Canada. Toutefois, il se peut que les renseignements stockés sur les serveurs des fournisseurs de service infonuagiques d’O’Gleman Média soient situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ce pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve de ces lois étrangères, O’Gleman Média utilisera au meilleur de ses capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent aux renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec.

O’Gleman Média fait affaire principalement avec les fournisseurs de service suivants qui assurent un stockage fiable sur des serveurs cryptés dans des entrepôts de données :

  • Google Workspace possède des entrepôts de données à travers le monde. Pour en savoir plus sur leurs certifications et conformité, consultez leur centre de sécurité.
  • Wix possède des serveurs en Europe et aux États-Unis. Pour en savoir plus sur leurs certifications et conformité, consultez leurs conditions et leur politique de confidentialité.
  • MailChimp possède des serveurs aux États-Unis. Pour en savoir plus sur leurs certifications et conformité, consultez leur centre de sécurité.

O’Gleman Média conserve les renseignements personnels des personnes désignées uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Sont considérées raisonnablement nécessaires, les durées suivantes de conservation des renseignements personnels des personnes désignées :

  • À perpétuité pour les documents contenant des droits d’utilisation, d’auteur, des droits voisins ou tout autres droits nécessaires à l’exploitation d’une œuvre (par exemple, des contrats d’auteurs, de réalisateurs, d’interprètes, etc.);
  • Sept (7) ans suivant la fin du projet pour lequel la personne œuvrait pour l’entreprise pour les documents fiscaux;
  • Trois (3) ans suivant la fin du projet pour lequel la personne œuvrait pour l’entreprise pour tous les autres renseignements personnels;
  • Jusqu’à deux (2) ans dans le cas d’un consentement tacite à l’envoi d’infolettres, concours, sondages, messages publicitaires et promotions de l’entreprise;
  • À perpétuité ou jusqu’à ce que la personne désignée retire son consentement exprès, pour l’envoi d’infolettres, sondages, messages publicitaires et promotions de l’entreprise.

Communication des renseignements personnels

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, O’Gleman Média obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un
renseignement personnel sensible, O’Gleman Média devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne désignée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

Si les comptes membres reviennent sur notre site web, ajouter le paragraphe suivant : Pour les utilisateurs qui s’enregistrent sur notre site, nous conservons également les données personnelles indiquées dans leur profil pour une durée de x. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

  • Les organismes gouvernementaux qui ont besoin d’y accéder (par exemple, mais non-exclusivement, pour répondre à des demandes relatives à l’assurance-emploi, dans le cadre d’une demande de subvention ou d’un programme, etc.);
  • Les fournisseurs de services de l’entreprise lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat de service qu’il confie à ces fournisseurs. Ces services peuvent inclure : des services d’audit, des services de technologie de l’information, des services infonuagiques, des services d’administration de la paie, des services d’administration des ressources humaines, de fourniture et d’administration des prestations, ou des cabinets de services professionnels comme les cabinets d’avocats ou les cabinets comptables qui fournissent des services professionnels à l’entreprise. Il est possible qu’O’Gleman Média communique les renseignements personnels des personnes désignées à certains de ses fournisseurs de services qui sont situés à l’extérieur du Québec. O’Gleman Média conclura un contrat écrit avec tout fournisseur, prévoyant les protections requises pour assurer la protection des renseignements personnels des personnes désignées, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
  • À des tiers dans le cadre de vérifications de références ou d’antécédents ou lorsque cela est contractuellement requis par un client de l’entreprise;
  • À des tiers dans le cadre d’une transaction commerciale envisagée ou réalisée (par exemple, un achat/une vente d’entreprise ou d’actifs, une fusion ou une opération de financement) à laquelle l’entreprise est partie, mais uniquement dans la mesure ou les renseignements personnels sont nécessaires à de telles transactions, auquel cas l’entreprise se conformera aux exigences légales applicables lors du traitement des renseignements personnels;
  • À des tiers, afin de permettre la production d’une œuvre ou son exploitation, et ce, uniquement dans la mesure jugée raisonnable;
  • À des tiers, à la suite d’une demande ou d’une autorisation préalable de la part de la personne désignée, par exemple dans le cadre d’un concours;
  • À des tiers, afin d’offrir un service demandé par la personne désignée. Par exemple, lorsque l’entreprise travaille avec un partenaire pour procéder à l’envoi d’infolettres;
  • Au conjoint ou à un proche parent d’une personne décédée, dans le cas où la connaissance d’un renseignement personnel sur la personne décédée est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès;
  • Pour toute autre raison légale.

De plus, O’Gleman Média coopérera avec les organismes chargés de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et se conformera à toute ordonnance d’un tribunal ou à toute loi exigeant la communication de renseignements personnels, sans préavis supplémentaire ni consentement des personnes œuvrant pour l’entreprise.

Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Les personnes désignées doivent fournir à O’Gleman Média des renseignements personnels exacts et complets, et doivent mettre à jour leurs renseignements personnels détenus par l’entreprise rapidement après toute modification de ces renseignements.

Les personnes désignées peuvent demander des informations sur leurs renseignements personnels détenus par O’Gleman Média, ainsi que l’accès à ces renseignements, et peuvent demander que leurs renseignements personnels soient modifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, sous réserve de diverses exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (notamment lorsque l’accès doit être refusé pour protéger d’autres personnes et pour protéger les renseignements privilégiés ou confidentiels de l’entreprise).

Les personnes désignées peuvent également demander davantage d’informations sur le traitement de leurs renseignements personnels par O’Gleman Média, notamment en ce qui concerne les catégories de personnes qui ont accès à leurs renseignements personnels au sein de l’entreprise ainsi que la durée de conservation applicable à leurs renseignements.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Les personnes désignées peuvent adresser leurs demandes d’accès, de rectification ou de retrait de renseignements personnels par écrit directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels. Consultez la section 10 de la présente politique pour connaître le processus de traitement des demandes.

Droit à la portabilité et à la désindexation

Les personnes désignées peuvent demander que leurs renseignements personnels détenus par O’Gleman Média soient communiqués ou transférés, à elles-mêmes ou à une autre personne ou organisation qu’elles désignent, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Les personnes désignées peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à
une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies. Le Responsable de la protection des renseignements personnels doit prendre les mesures nécessaires pour
respecter ce droit à la désindexation et informer les tiers qui utilisent ou traitent ces renseignements personnels afin de se conformer à la demande.

Les personnes désignées peuvent adresser leurs demandes de portabilité ou de désindexation des renseignements personnels par écrit directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels. Consultez la section 10 de la présente politique pour connaître le processus de traitement des demandes.

Rôles et responsabilités d’O’Gleman Média

De manière générale, O’Gleman Média est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Plus particulièrement, Geneviève O’Gleman exerce les fonctions de Responsable de la protection des renseignements personnels au sein d’O’Gleman Média. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, la présidente d’O’Gleman Média assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Toutes les personnes désignées qui obtiennent communication de renseignements personnels dans le cadre de l’exécution de leur travail sont responsables de maintenir la confidentialité de ceux-ci dans la mesure prévue par la présente politique.

De plus, O’Gleman Média offrira de temps à autre aux personnes désignées de la formation en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information.

Processus de traitement des demandes, plaintes et questions

Réception : Toute personne qui souhaite formuler une demande, une plainte ou une question relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par O’Gleman Média, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels d’O’Gleman Média :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Geneviève O’Gleman
info@oglemanmedia.com
394, rue Laurier
Laval (QC) H7N 2P2

Le requérant devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa demande, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par O’Gleman Média. Si la demande formulée n’est pas suffisamment précise, la responsable de la
protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la demande.

Traitement : O’Gleman Média s’engage à traiter toute demande reçue de façon confidentielle. La responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre par écrit à la demande dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la responsable pour pouvoir la traiter et l’évaluer.

Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par O’Gleman Média est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la demande ne peut être traitée dans ce délai, le requérant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa demande et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. La responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

O’Gleman Média doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels doit être immédiatement signalé au Responsable de la protection des renseignements personnels. Un incident de confidentialité comprend les situations suivantes :

  • L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
  • L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
  • La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
  • La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

Modifications apportées à la présente politique

La présente politique est publiée et peut être consultée sur le site internet d’O’Gleman Média. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

O’Gleman Média révise régulièrement ses politiques et procédures, et peut réviser la présente politique de temps à autre. Toute révision devra faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

*Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture. 

LÉGAL – DROITS D’AUTEUR
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